Ochrona danych osobowych dotyczących ewidencji pracowniczej i procesu rekrutacji.

     Ustawę „ The Data Protection Act 1998” stosuje się do ochrony danych osobowych w twojej firmie w odniesieniu do wszystkich osób, a nie tylko klientów, czy posiadaczy kont. Powinieneś o tym pamiętać, kiedy rekrutujesz nowych pracowników i archiwizujesz ich dane osobowe. Osoby te mogą żądać odszkodowania, jeśli doznają one szkody wskutek naruszenia przez twoją firmę zasad dotyczących ochrony ich danych osobowych, dlatego w twoim interesie jest upewnić się, że dane ewidencyjne są dobrze zarządzane i odpowiedzialnie wykorzystywane.

Ø      Zasadnicze okoliczności dotyczące ewidencji pracowniczej.

     Powinieneś jako pracodawca upewnić się, że zarządzasz całością danych pracowniczych tak odpowiednio, jak to tylko możliwe zgodnie z ustawą „ The Data Protection Act”. W szczególności powinieneś:

Ø      archiwizować dane bezpiecznie poprzez zamknięcie ewidencji papierowej w szafach na dokumenty oraz używać haseł zabezpieczających skomputeryzowaną ewidencje,

Ø      upewnić się, że tylko właściwi i upoważnieni pracownicy mają dostęp do akt pracowniczych,

Ø      archiwizować dane wrażliwe oddzielnie, na przykład nie udostępniać kierownikom dostępu do akt pracowniczych dotyczących stanu zdrowia wówczas, kiedy proste dokumenty dotyczące absencji są wystarczające,

Ø      nie trzymać danych, które są nieistotne, nadmierne lub nieaktualne,

Ø      okresowo sprawdzać pracowników i aktualizować informacje w ich aktach,

Ø      nie udzielać referencji dotyczących pracownika lub byłego pracownika bez uprzedniego sprawdzenia, że zgadza się on na udzielenie takiej referencji,

Ø      upewnić się, że akta zostały zniszczone bezpiecznie, na przykład poprzez pocięcie ich na niszczarce, poza tym nie przetrzymywać danych dłużej niż wymaga tego cel, w jakim je pozyskałeś lub prawny wymóg ich archiwizacji.

Ø      Zapewnienie pracownikom dostępu do ewidencji.

     Pracownicy mają prawo poprosić Cię o kopie informacji, które przechowujesz, a które ich dotyczą. Obejmuje to informacje dotyczące skarg i kwestii dyscyplinarnych oraz informacje, które otrzymujesz jako pracodawca poprzez monitoring. Aczkolwiek możesz odmówić ujawnienia informacji, kiedy podanie ich pracownikowi utrudniłoby wykrycie przestępstwa. Możesz również być zmuszony odmówić ujawnienia informacji, jeśli ona dotyczy osoby trzeciej na przykład, jeśli pracownik został oskarżony o nękanie, możesz być zmuszony do ochrony tożsamości osoby, która wniosła oskarżenie.

     Pracownik może sprzeciwić się przechowywaniu lub wykorzystywaniu informacji dotyczących jego osoby, jeśli stwarza to dla niego niebezpieczeństwo lub powoduje szkodę. Jeśli pracownik sprzeciwi się, powinieneś usunąć takie informacje lub powstrzymać się od ich użycia w sposób, którego dotyczy skarga chyba, że masz istotny powód do tego, aby odmówić.